Beslutskvadranten

Om matrisen

Beslutskvadranten är en modell som kan hjälpa till att synligöra en beslutsprocess eller delar av en beslutsprocess. Detta görs genom att symboliskt bryta ner processen med hjälp av två axlar som skapar fyra fält som karakteriserar olika förutsättningar. Genom att identifiera var i beslutskvadranten som beslutsprocessen hör hemma kan den bidra till att skapa ökad förståelse för olika aktörers roller och visualisera för både anställda i kommunen och invånare utifrån vilka premisser ett visst beslut fattades.

beslutskvadrant4

Den vertikala axeln är en skala som beskriver i vilken grad beslutsfattaren delar beslutsmakt och ansvar. Nederst är på axeln sker en låg fördelning av beslutsmakt och ansvar, högst upp en hög fördelning av beslutsmakt och ansvar.
Nederst på axeln kan en beslutsfattare resonera på följande vis: ”Det är vi som har ansvaret, det är vi som är satta att ta beslut. Vi öppnar inte upp för att andra ska kunna påverka våra beslut.”
Längst upp på axeln kan en beslutsfattare resonera såhär:_ ”Vi delar beslutsmakt med andra och därmed även ansvar med andra.”

Martin Sande och Andy Williamson[1] pratar om att kontroll präglar beslut som fattas längst ner på axeln och att medskapande i högre grad präglar besluts som fattas längre upp.

Den horisontella axeln beskriver distansen och närheten till dem som berörs av ett beslut. Längst till vänster är distansen stort. Beslutet tas inte utifrån ett samtal eller annan kontakt med berörda. Ju längre till höger man rör sig på skalan desto mer öppnar man för kontakt med dem som berörs av beslutet. Det kan handla om att dela information, ta reda på information, för någon form av samtal eller även djupare möten där man tar reda på hur berörda personer ser på saken, hur de mår eller vilka känslor och drömmar de har.

Längst till vänster kan det låta så här: ” jag/vi vet vad vi ska göra och behöver inte information eller kontakt med berörda”. Längre åt höger kan tanken ändras till: ”Vi tar reda på hur berörda tänker. Vi vet inte nödvändigtvis allt som behövs för att fatta ett bra beslut”. Längst till höger kan det vara: ”Vi är i högsta grad intresserad av att fatta beslutet med en intim kunskap om berördas förutsättningar, tankar, känslor, förhoppningar.

När Sande och Williamson använder orden arrogans och intimitet på den horisontella skalan handlar det för dem om maktens tendens till arrogans kontra öppenhet för ett riktigt möte mellan beslutsfattarna och berörda. Ordet intimitet handlar här om kvalitén i mötet – en öppenhet för känslor, erfarenheter, upplevelser och tankar.

De fyra kvadranterna

Kvadrant 1: Beslutsfattaren bestämmer – med begränsad inblandning av berörda

Längst ner i vänsterhörnet fattas beslut helt självständigt och utan någon form av konsultation. Sådana beslut är ibland nödvändiga. I krissituationer kan en ledare behöva fatta beslut snabbt.

På den högre sidan av kvadrant 1 kan däremot det handla om att beslutsfattaren kräver att en utredning ska ske där röster från de som berörs ska ingå. Det kan handla om att beslutsfattaren kräver att ett underlag framställs på ett sätt som visar berördas olika perspektiv. Allt detta för att kunna fatta ett bättre beslut – även om det inte förekommer något möte mellan beslutsfattaren och berörda parter.

Några argument för att hålla sig till kvadrant 1:

  • Ett effektivt sätt för nämnder att fatta bra beslut – det blir ett bra underlag om dialoger genomförs av kompetenta tjänstemän
  • Snabbare och biligare än att involvera medborgare och andra
  • Krissituationer kräver snabba, effektiva beslut
  • Mindre komplicerad när man inte involvera många andra
  • Minskad stress om man inte behöver möta upprörda människor själv

Möjliga nackdelar:

  • Kan uppfattas som auktoritär
  • Kan leda till att individer och grupper känner sig marginaliserade
  • Kräver hög grad av transparens för att behålla folkets förtroende – våra beslutsprocesser och strukturer är inte alltid tillräckligt transparenta
  • Processen riskerar bli intellektuell och abstrakt. Detta kan skapa problem om det handlar om starka känslor och ett behov att bli hörd hos berörda
  • Vinster om effektivitet, tid och pengar kan gå förlorade om det blir konflikt eller motstånd på grund av att beslutet fattades utan att involvera berörda
  • Att helt exkludera berörda från en beslutsprocess bedöms allmänt att inte bidra till social hållbarhet
  • Att förenkla komplexa problem kan göra att problemen förvärras

Kvadrant 2: Begränsning av beslutsämnen, process och/eller deltagare

Kvadrantens vänsttra sida reserveras för ”dialoger” som anordnas trots att beslutet redan står fast eller där beslutsfattarna egentligen inte är intresserade av att höra berördas röster. Det kan handla om en form av dekorativ dialog och i värsta fall försök att manipulera en känsla av inflytande.

Kvadrantens högre sida handlar om att öppna upp för att dela beslutsmakt i en begränsad utsträckning. Här följer olika sätt som begränsningar kan ske:

  • Begränsning av ämne: ”vi samtalar om några ämnen men inte om ämnen påverkan inte är möjligt eller önskevärt”
  • Begränsning av beslutsområden: några exempel: ”berörda medborgar kan besluta över hur projektet ska genomföras men beslutet om projektet själv reserveras för nämnden” eller ”de kan bestämma över färgen på parkbänkarna – resten tar vi hand om”.
  • Begränsning av deltagande: några exempel: ”vi delar makt med några få” eller ”vi bjuder in grupper som vi känner och har bra kontakt med” eller ”våra interna regler kräver att enbart dem som bor inom 1 km från bygget ska konsulteras”
  • Begränsning av tid och/eller budget: ”vi har bara tid för en kort dialogprocess och ska ha ett öppet möte där folk kan samtala med oss”

Några argument för att hålla sig till kvadrant 2:

Medan det inte finns bra argument för att manipulera skulle man kunna säga att:

  • Det är möjligtvis tryggare för beslutsfattare att kunna begränsa aspekter av samtalet inför ett beslut.
  • Ibland finns inte tid och resurser för att blanda in hela spektrumet av berörda parter – då är en begränsad grupp bättre än inget alls (så går argumentet)

Möjliga nackdelar:

  • Begränsningar kan uppfattas av berörda som manipulation och även förakt
  • Att begränsa deltagare kan ge direkt negativa resultat: det kan uppfattas som om beslut fattas bakom stängda dörrar eller kan leda till att vissa grupper stängs ut från beslutsprocesser på grund av valet att dela makt med några få.

Kvadrant 3: Beslutsfattare behåller makt att bestämma över innehåll och process men kommer närmare berörda

I kvadrantens vänstersida skulle man kunna placera formella samrådsprocesser där beslutsfattare är med och träffa representanter för berörda medborgare. Sådana processer karakteriseras av att de styrs av beslutsfattare. Ju högre upp man rör sig, ju mindre är styrningen och kontroll över beslutsprocessen och innehåll.

I kvadrantens vänstersida kan en placera beslut som grundar sig på en närkontakt med berörda personer och grupper. Ju större beslutsfattarens öppenhet för påverkan, desto högre upp rör man sig på den vertikala skalan.

Några argument för att hålla sig till kvadrant 3:

  • Kommunens strukturer förvänta sig att politiker ska ta ansvar för beslutsprocesser
  • Att dela beslutsmakt med människor som inte förstå en situation kan vara oansvarig
  • Det representativa politiska systemet bygger på att beslutsmakt ligger hos politiker. Att komplettera detta med dialog och deliberation är i linje med demokratiutredningen.
  • Att öppna sig för andra, att träffa dem på riktigt – skapar förtroende

Möjliga nackdelar:

  • Om inte återkoppling sker och transparens finns, kan kontroll över beslutsmakt uppfattas som manipulation.
    Återkoppling om hur beslutsfattare resonerade för att komma fram till sitt beslut – varför de valde ett alternativ över en annan – kan vara avgörande för deltagare i en dialog att beslutsfattarna var öppna för inflytande i första hand. Om intrycket är att de inte var öppna och beslutet inte kunde påverkas – då kan det lätt hända att medborgare känner sig manipulerade.
  • I konflikter och komplexa samhällsproblem – är det riskabelt att behålla kontroll över beslutsmakten. I vissa fall kan det leda till en upptrappning av problemet eller konflikten.

Kvadrant 4: Deltagare är med i beslut om innehåll och process. Mångfald eftersträvas

Kvadrant 4 kännetecknas av beslut som fattas i högre utsträckning gemensamt med berörda parter. Detta kan innebära att personerna själva är inblandade eller att representanter för olika perspektiv är med i beslutsprocessen. Till vänster i kvadranten kan man tänka sig formella processer där representantskap utgår ifrån formella grupper – föreningar, bolag, myndigheter och andra organisationer. Makt att besluta delas med dessa deltagare i processen.

Några argument för att hålla sig till kvadrant 4:

  • För att uppnå social hållbarhet hävdar vi (på S2020) att en mångfald av perspektiv ska inkluderas i beslutsprocesser.
    Ju större mångfalden och ju öppnare samtalet är, ju större är möjligheter till att uppnå social hållbarhet.
  • Konflikter där hållbara lösningar behövs ska helst hanteras genom att ge deltagare makt över processen och innehållet.
    Motsatsen till en sådan process är en där en domare eller skiljedomare bestämmer för Det kan debatteras om detta sätt att lösa eller hantera konflikter leder fram till hållbara resultat.
  • Bygger förtroende och ökar legitimitet.
    ”Genom att dela med sig makt får man legitimt makt” (så lyder argumentet)

Möjliga nackdelar:

  • Tar lång tid
  • Kräver högre kunskap i att leda dialog- och beslutsprocesser
  • Kan kosta avsevärd mer än enkla konsultationsprocesser
  • Kräver en hög grad av tillit från beslutsfattare att involvera berörda medborgare i besluten

[1] From Arrogans till Intimacy